Mise en place d’un système de gestion documentaire des données de recherche au sein de l’unité EABX (INRAE) : retour d’expérience et perspectives

Les unités de recherche font face à un double enjeu : structurer la gestion de données de recherche dans une logique d'amélioration continue tout en répondant aux exigences croissantes de la science ouverte (principes FAIR, plans de gestion de données). Si ces objectifs sont désormais détaillés dans les politiques institutionnelles, leur mise en œuvre concrète est peu documentée. Nous présentons dans ce poster le retour d'expérience de l'unité EABX (INRAE), dans laquelle nous avons construit un système documentaire composé de trois niveaux complémentaires au sein du SMQ de l'unité. Le premier niveau est le SMQ lui-même, qui fournit le cadre, les processus et les circuits de validation. Le deuxième niveau est constitué de six fiches opérationnelles documentant chaque brique de l'infrastructure de gestion des données (bases de données, stockage, serveurs de calcul, forge logicielle, applications web), intégrées au SMQ comme documents qualités. Le troisième niveau est le Plan de Gestion de Données (PGD) de l'unité, qui couvre la stratégie des données scientifiques tout au long de leur cycle de vie : collecte, description, partage, archivage. Ce PGD référence les fiches pour les aspects techniques, sans les dupliquer. Chaque information est ainsi maintenue en un seul point, ce qui en simplifie la maintenance de l'écosystème. Cette architecture est outillée par des développements internes qui automatisent la chaîne de documentation : génération de dictionnaires de données depuis les bases, circuit collaboratif de documentation entre administrateurs de données et chercheurs (adapté aux compétences de chacun), suivi de la couverture documentaire via des tableaux de bord intégrés au dispositif de supervision, et exports directement compatibles avec les entrepôts de données institutionnels. Nous discutons dans ce poster des conditions de réussite de cette intégration, les difficultés rencontrées et les perspectives de transposition à d'autres unités et/ou structures de recherche.