Implementierung von Microsoft 365 in den Workflow eines Soziokulturzentrums am Beispiel des Kulturzentrum E-Werk in Erlangen

Zusammenfassung Bis Anfang 2020 war die Digitalisierung im E-Werk auf einem begrenzten Niveau. Die Mitarbeitenden nutzten überwiegend stationäre PCs, während Daten zentral auf hausinternen Servern gespeichert wurden. Der Zugriff von außen war ausschließlich über einen langsamen Remote-Zugang möglich, was mobiles Arbeiten erheblich erschwerte. Besprechungen fanden fast ausschließlich vor Ort statt, wodurch die Einbindung externer Partner und eine flexible Arbeitszeitgestaltung kaum möglich war. Auch die Zusammenarbeit in Teams litt unter mangelnder Vernetzung und einer uneinheitlichen Projektorganisation. Prozesse waren nicht transparent, und der Wissenstransfer gestaltete sich schwierig, da Informationen meist nur durch persönliche Rückfragen zugänglich waren. Die COVID-19-Pandemie im Jahr 2020 zwang das E-Werk, den Digitalisierungsprozess zu beschleunigen. Um den Anforderungen gerecht zu werden, wurde eine zentrale Lösung gesucht, die viele Herausforderungen gleichzeitig adressiert. Die Wahl fiel auf Microsoft 365 (M365), das bewährte Anwendungen wie Word und Excel mit neuen Tools wie Teams, Planner, SharePoint und OneDrive kombiniert. Die Einführung von Microsoft 365 wurde in mehreren Schritten umgesetzt. Nach einer Analyse der Software und Lizenzmodelle wurden DSGVO-Konformität und Sicherheitsaspekte geprüft. Anschließend wurden das Active Directory, die E-Mail-Server und die Dokumentenablage in die M365-Umgebung migriert. Dieser Prozess umfasste auch die Aktualisierung von PC-Arbeitsplätzen sowie die Optimierung von Ordnerstrukturen und Zugriffsrechten. Parallel dazu wurden Mitarbeitende frühzeitig einbezogen und geschult. Ein ausgewähltes Team testete die neuen Anwendungen, bevor abteilungsweise Schulungen stattfanden. Nach der Umstellung gab es regelmäßige Feedback-Runden, um Probleme zu lösen und die Nutzung der neuen Tools zu optimieren. Ein Teams-Kanal dient seitdem als Plattform für den Wissensaustausch und die Sammlung von Problemlösungen.