Bezahlung, Auszahlung und Auswertung: Schnittstellen zu anderen Systemen

Zusammenfassung Die Bezahlung der gebuchten Reisemittel in einer OBE erfolgt zumeist über eine zentrale Firmenkreditkarte. Im Hotelbereich ist dafür zusätzlich eine Vereinbarung mit einem Hotelportal notwendig, das als Akzeptanzstelle fungieren kann. Im Ausnahmefall kommen virtuelle Zahlungsmittel zum Einsatz. Über die Zuordnung der Kreditkartenbelege zur Reisekostenabrechnung können die Zahlungen über die zentrale Karte revisionssicher kontrolliert werden. Hierfür wird eine bestehende Schnittstelle der OBEs eingesetzt, sofern diese vorhanden ist. Das Unternehmen muss über Schnittstellen in FI und HR sicherstellen, dass die Reisekostenabrechnungen in die ERP-Systeme des Unternehmens übernommen werden. Weitere Schnittstellen – zum Beispiel in Dispositions- oder Fakturierungsmodule sind möglich. Die OBE als „end-to-end“-Prozess eingerichtet deckt dann den Reportingbedarf des Unternehmens für den Reisebereich gut ab – sei es für das interne Kostenreporting als auch für Einkaufszwecke wie zum Beispiel Ausschreibungen oder Vertragsverhandlungen mit Dienstleistern.