Organización de archivos en el desarrollo institucional: caso Gobernación Provincial de Manabí

El presente estudio permite dar cumplimiento al objetivo de describir el procesamiento técnico de la organización de los archivos físicos y digitales en la Gobernación Provincial de Manabí para detallar los estados de ingreso, gestión, circulación y conservación de archivos dentro de la institución. La investigación realizada define a profundidad la temática presentada y se enumeran los principales soportes utilizados. Para la organización de archivos se rige en la Norma ISO 15489 y la ISO-30300. Este estudio es de tipo observacional y descriptivo, debido a que se recurrió al lugar de los hechos para la indagación de datos e informaciones; se hizo uso del método bibliográfico para el análisis de los elementos teóricos conceptuales del tema y que sirvió de base para definir la organización de archivos. Como técnicas se procedió a aplicar una ficha de observación para el análisis de los datos y entrevista al responsable del archivo de la Gobernación de Manabí. Como resultados se destaca que en la Gobernación Provincial de Manabí, no se cuenta con documento técnico para organizar y ordenar la información; sin embargo, se rige con la norma que estipula la Contraloría General del Estado y la Ley de Archivo Nacional. La documentación está organizada en forma física en series documentales de forma cronológica, numérica, alfabética y alfanumérica de acuerdo al área a la que pertenecen en un 100%y en soporte digital en un 92% y el 8% faltante se encuentra el proceso de digitalización.